Bảo vệ tài liệu quan trọng của bạn với Office 2010

[DHL]

Bạn có một số tài liệu Word, Excel hay PowerPoint quan trọng mà chỉ muốn một số ai đó có thể đọc và chỉnh sửa chúng. Với việc Microsoft mới đây đã giới thiệu Office Web Apps thì sự bảo mật càng cần thiết khi có nhiều người có thể đọc tài liệu của bạn. Ở đây chúng ta sẽ thiết lập các bảo vệ cần thiết với Office 2010.

I - Hạn chế quyền truy cập biên tập (Restrict Editing Access)

Với tính năng này người khác có thể đọc tài liệu của bạn nhưng chỉ có thể chỉnh sửa với các tính năng được bạn cho phép

Mở tài liệu của bạn ra vào Backstage View, chọn Info -> Protect Document -> Restrict Editing:

Menu Restrict Formatting and Editing hiện ra:

​

Bạn có thể tuỳ chọn phương thức bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn chọn Setting... trong mục Formatting restrictions để thấy rõ các thiết lập và giới hạn tính năng chỉnh sửa văn bản:

​

Ở mục 2 bạn thiết lập chế độ bảo vệ và chọn những người có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn:

​

Sau khi thiết lập xong bạn ấn OK, chọn Yes khi được yêu cầu xác nhận rồi ấn Yes, Start Enforcing Protection:

​

Điền mật khẩu bảo vệ vào:

​

Chọn Save để lưu các thiết lập.
​

Ở đây mình thiết lập chế độ là Read only vì thế người khác chỉ có thể đọc tài liệu của mình và sử sử dụng các tính năng chỉnh sửa được phép. Nếu bạn chia sẻ qua Live thì họ vẫn đọc được tài liệu đó trên Office Web nhưng nếu muốn chỉnh sửa sẽ nhận được thông báo:

​

 

[DHL]

Khi mở trên Word chỉ các tuỳ chọn chỉnh sửa bạn cho phép mới sử dụng được, còn lại sẽ bị mờ đi:

This image has been resized. Click this bar to view the full image. The original image is sized 782x94px.

​

This image has been resized. Click this bar to view the full image. The original image is sized 764x419px.

Và tất nhiên muốn full editing thì phải có password:

II - Đặt mã bảo vệ cho tài liệu của bạn

Với phương thức trên thì người khác vẫn đọc được tài liệu của bạn nhưng không thể chỉnh sửa, còn nếu bạn muốn tài liệu là "tuyệt mật" thì chỉ việc thêm password là xong

Vào Backstage View -> Info -> Protect Document -> Encrypt with Password:

Nhập password và xác nhận lại pass:

Khi đó sẽ có thông báo bạn phải có pass mới có thể đọc tài liệu này:

This image has been resized. Click this bar to view the full image. The original image is sized 723x263px.

Và khi nhấp đúp chuột vào file để mở thì:

Hi vọng với cách trên sẽ giúp bạn bảo mật tốt hơn tài liệu của mình. Trên Excel và PowerPoint tương tự nhưng đơn giản hơn. Và tính năng Restricted Editing chỉ có trong Word và Excel.

Nguồn: windowsvn
​