Không cần phải bàn luận hay nói gì thêm nữa, có một sự thật hiển nhiên là Gmail của Google đang thống trị thế giới Internet với danh xưng “Dịch Vụ Email Phổ Biến Nhất.” Thế nhưng bạn đã biết hết 23 tuyệt chiêu sau đây để tăng tính hiệu quả khi sử dụng Gmail chưa?
1 - Hoàn tác các tin nhắn đã gửi
Đây là một trong những chiêu mà người dùng Gmail cực kì thích. Truy cập vào Settings -> General và tick vào Enable Undo Send. Chưa hết ha, bạn còn có thể thiết lập thời gian cụ thể cho việc này nữa đó. Bấm Save Changes ở dưới cùng sau khi hoàn tất. Từ giờ trở đi khi soạn một email mới, bạn sẽ thấy có thêm tùy chọn Undo bên cạnh.
2 - Xem ai đang bán địa chỉ Gmail của bạn
Một trong những tính năng bí mật của Gmail là bạn có thể biết được ai đang có ý đồ xấu với địa chỉ email của bạn. Ví dụ như địa chỉ Gmail của bạn là mymailaddress@gmail.com chẳng hạn. Thay vì nhập địa chỉ email trực tiếp, bạn có thể nhập mymail.address@gmail.com vào. Nếu bạn bị spam liên tục ở một nơi nào đó thì đó chính là nơi có ý đồ xấu với địa chỉ Gmail của bạn.
3 - Kiểm tra chính tả những mail đã gửi đi
Trong khi đang nhập nội dung mail để gửi, hãy nhấp vào mũi tên đang chỉ xuống ở góc dưới bên phải và chọn Check spelling. Những lỗi chính tả bạn mắc phải sẽ được đánh dấu màu vàng. Nếu không thích phức tạp thì bạn có thể cài đặt ứng dụng mở rộng Grammarly cho Chrome.
4 - Nhập mail từ các website khác
Thay vì phải đăng nhập vào nhiều tài khoản khác nhau, bạn có thể xem hết tất cả các mail của bạn cùng một chỗ. Truy cập vào Settings -> Accounts and Import -> Check mail from other accounts. Bằng cách này bạn có thể thêm được tới 5 tài khoản nữa đấy.
5 - Tìm kiếm nội dung một cách thông minh
Google có hướng dẫn cụ thể cho việc tìm kiếm trong Gmail, các bạn có thể tham khảo thêm tại đây: https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=en
6 - Sử dụng những tính năng mới đến từ Gmail Labs
Gmail Labs là nơi Google thực hiện các thí nghiệm mới nhằm mang lại cho người dùng nhiều tính năng thú vị và hữu ích. Nếu muốn thử, bạn có thể truy cập vào Settings -> Labs để cài đặt những gì bạn muốn.
7 - Sử dụng Preview Pane của Gmail để kiểm tra email nhanh hơn
Preview Pane là một tính năng mở rộng có trong Gmail Labs và nó sẽ cho phép bạn trả lời các email mà không cần phải rời khỏi mục inbox. Truy cập vào Settings -> Labs -> Preview Pane để cài đặt và sử dụng.
8 - Thêm Google Calendar vào Gmail
Nếu bạn thường hay gặp rắc rối với chuyện quản lý giờ giấc của mình thì chiêu này sẽ thêm Google Calendar vào Gmail cho bạn luôn. Vào Settings -> Labs -> chọn Google Calendar rồi Save Changes là xong.
9 - Tắt bát kì đoạn hội thoại nào trong Gmail
Nếu bạn không muốn bị thông báo của các đoạn hội thoại làm phiền thì click vào More -> Mute là xong.
10 - Lên lịch gửi email trong Gmail
Nếu bạn là người phải gửi đi nhiều email theo thứ tự trước sau thì bạn nên cài đặt Boomerang vào Gmail. Sau khi cài đặt xong thì bạn sẽ có thêm nút Send Later cực kì hiệu quả đấy: https://www.boomeranggmail.com/
11 - Dùng Canned Responses để gửi đi cùng một nội dung tin nhắn cho nhiều người
Vào Settings -> Labs -> Canned Responses để sử dụng tính năng gửi cùng một nội dung tin nhắn cho nhiều người.
12 - Thêm nhiều tài khoản Gmail cùng một lúc
Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản cùng một lúc thì bạn có thể click vào avatar để thêm các tài khoản, chúng sẽ được thể hiện trên các tab duyệt web.
13 - Gỡ các tab Inbox không mong muốn trong Gmail
Nếu các tab mail trong Gmail khiến bạn thấy phiền thì vào Settings -> Inbox -> Categories để gỡ bỏ.
14 - Sử dụng Hangouts để chat
Bạn cũng có thể sử dụng Hangouts làm ứng dụng chat trực tiếp ngay trên Gmail với những người bạn đang online.
15 - Dùng các biểu tượng ngôi sao để đánh dấu email quan trọng
Đánh dấu các mức độ quan trọng bằng màu sắc cũng là một chiêu làm việc hiệu quả đấy nhé. Vào Settings -> General -> Stars để chọn và đánh dấu nhé.
16 - Dùng nút Send and Archive
Để kích hoạt nút 2 trong 1 này, vào Settings -> General rồi bấm chọn Show “Send & Archive” là được.
17 - Thêm các task vào Gmail
Nếu bạn có các công việc cần được nhắc nhở để thực hiện thì bấm More -> Add to Tasks. Khi kiểm tra các task đã được thêm, bấm vào Gmail ngay phía trên bên trái màn hình và chọn Tasks.
18 - Tùy chỉnh số lượng người gửi mail
Vào Settings -> General -> Personal level indicatiors và tick Show indicators. Khi được kích hoạt, một dấu mũi tên đơn > sẽ được hiển thị ngay bên email của bạn và điều đó có nghĩa là email đó được gửi cho 1 mình bạn, nếu là dấu đôi >> thì có nghĩa là gửi cho nhiều người trong một danh sách.
19 - Cho phép người khác tiếp cận tài khoản của bạn
Nếu là người bạn tin tưởng thì hãy bật mục này lên. Vào Settings -> Accounts and Imports -> Grant access to your account. Bạn cũng có thể thêm tùy chọn Leave conversation as unread when opened by others để tự bạn xem email nào chưa được đọc. Hãy chọn Add another account để thêm người bạn muốn vào đây.
20 - Kiểm tra hoạt động cuối cùng của tài khoản.
Kéo xuống cuối trang, click vào Last account activity và chọn Details để xem các thông tin cụ thể về hoạt động của tài khoản bạn sở hữu.
21 - Bật thông báo của Gmail
Vào Settings -> General -> Desktop Notifications để cho phép thông báo Gmail được hiện ra trên desktop. Bạn cũng có thể tắt nó đi bằng tùy chọn Mail notifications off.
22 - Thêm theme vào Gmail
Vào Settings -> Themes, chọn theme rồi Set Theme và Save thôi.
23 - Tăng số lượng mail được hiển thị
Mặc định thì Gmail chỉ hiện 50 mail thôi. Bạn có thể tăng lên bằng cách vào Settings -> General -> Maximum page size.
